Privacy

Privacy Statement NL 2022

This is SPICE’s privacy statement in which we explain how Spice handles personal data that we process when you use our services, when you visit our website or when you are in contact with us in any other way. SPICE handles privacy with care and processes personal data in accordance with applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation (AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming).

 

The controller responsible for processing the personal data is SPICE B.V., registered with the Chamber of Commerce under number 3416 96 72. Our address is: Prinsengracht 675-H, 1017 JT Amsterdam. You can reach us by phone on telephone number +31 (0)20 489 10 31 or by e-mail info@spice.nl.

 

Which personal data does SPICE process?
SPICE is a communication agency and therefore processes personal data of persons, for example personal data of our clients, visitors of our office, and parties with whom we work, such as journalists and influencers. This concerns the following (personal) data, depending on the relationship with the person concerned:

  • Name
  • Address
  • Phone number
  • E-mail address
  • Sex
  • Title/function
  • Date of birth/age
  • Clothing size
  • Services used
  • Social media profile data/social media usage/social media posts
  • Information about your position and/or the company where you work
  • CV/motivation letter
  • Payment and bank details
  • Social media profile data
  • Chamber of Commerce number
  • VAT number
  • Any other information that you provide to us.

 

For what purposes are these data processed?
SPICE only processes your personal data if this is permitted under the Dutch AVG and the associated Implementation Act. The personal data is processed for the purposes described below:

  • Performance of our services
  • Additional information on current developments
  • Recruitment
  • Handling of requested information or publications
  • Invite to presentations, meetings or vacancies
  • Scheduling appointments
  • Visits of clients at our office
  • Processing feedback
  • Compiling user statistics
  • Improving the website
  • Collecting contact details for our newsletter
  • Sending out newsletters
  • To be able to post and read messages on social media
  • To maintain contact
  • Security and improvement of our online channels
  • Invoicing and keeping records
  • Processing applications and in this context assessing suitability for the position
  • Marketing and business development activities, such as sending newsletters, press releases, invitations to events and other communications.

 

On what basis are the personal data processed?
The legal basis for the processing of personal data by SPICE described above is always the execution of the agreement with you, your consent and/or a legitimate interest of SPICE or of a third party and/or compliance with legal obligations.

 

Retention periods
SPICE does not store personal data longer than necessary for the aforementioned purposes, to comply with laws and regulations and for archiving.

 

Cookies
SPICE uses cookies to optimize the website www.spice.nl and to analyze traffic to our website. Cookies or similar techniques (collectively referred to as “Cookies”) are small text files or pixels that may be stored on your computer or mobile device. Cookies may be necessary to make browsing the website easier and more user-friendly. Third party cookies may collect information to analyze personal browsing behavior. SPICE uses necessary cookies and analytical cookies. The necessary cookies are necessary for our website to function properly, for example to enable navigation on the website. However, they are only valid for the duration of your browser session. The analytical cookies support analytical services that help SPICE to improve the functionality and user experience of our website. These cookies record how visitors use our website. With this information, the use of the website is analyzed and statistics can be generated. The Google Analytics service is used for this. These cookies can never be directly traced back to individual visitors. A processor agreement has been concluded with Google. The last octet of the IP address is masked. Data sharing is disabled and no other Google services are used in combination with the Google Analytics cookies. SPICE treats the data and knowledge generated by means of the cookies confidentially.

 

Sharing data with third parties
SPICE will only share your personal data with third parties if this is necessary for the aforementioned purposes. For example, we may share personal data of our clients and third parties with persons employed by us and with suppliers (such as external translation agencies). SPICE uses the IT system ii, which is provided by Innovative Design Delft. Personal data of clients, journalists, influencers and other SPICE connections are stored in this system. SPICE has concluded a processor agreement with IDD in accordance with the Dutch AGV.

 

Security
SPICE takes appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against destruction, loss, alteration or unlawful processing. SPICE secures its systems and applications according to the applicable standards for information security.

 

Transfer to countries outside the EEA
SPICE may use the services of third parties to process your data. These parties may be located outside the EEA or they may use servers located outside the EEA, such as in the United States. In that case, SPICE will provide appropriate safeguards in accordance with the applicable regulations for the transfer of personal data to countries outside the EEA.

 

Inspection, correction, objection and other rights
Under the Dutch AGV you have the following rights with regard to your personal data. If you wish to exercise these rights, please contact info@spice.nl.

 

Access, correction and deletion
You can take cognizance of the personal information SPICE has about you. If the information is incorrect, you can request that it be corrected or deleted.

 

Objection/withdraw consent
If you do not appreciate information about (new) products and services (by post, e-mail, etc.), you can report this to the above-mentioned e-mail address. If we have received your data on the basis of your consent, you can withdraw this consent at any time. An unsubscribe option is included at the bottom of every newsletter you receive from us.

 

Restriction of processing
If you have valid reasons, you can request a limitation of the processing, for example if the data is no longer correct, the processing is unlawful, SPICE no longer needs your data or if you have objected to the processing of personal data by SPICE .

 

Data portability
You have the right to receive your personal data in a structured, common and machine-readable form, so that you can provide this data to another party. You have this right if you had given us permission to process your data and if this processing was automated.

 

Complaint
If you have a complaint about the use of personal data by SPICE, you have the right to file a complaint with the Dutch Data Protection Authority. You can of course always contact us first via info@spice.nl.

 

Links to other websites
Our website contains hyperlinks to websites of third parties, which have different privacy statements. SPICE is not responsible for the collection, processing or disclosure of personal data collected through other websites.

 

SPICE is also not responsible for the information and content on such websites. View the privacy statements on the relevant websites. SPICE is in no way liable for damage, of whatever nature, that arises as a result of (the use of) the websites linked to.

 

Amendments
SPICE reserves the right to make changes to this privacy statement. Therefore, check it regularly.

 

Contact details SPICE
For questions, complaints or comments about this privacy statement, please contact:

SPICE B.V.
Prinsengracht 675-H
1017 JT Amsterdam
+31 (0)20 489 10 31
info@spicepr.nl

 

 

 

 

Privacy Statement NL 2022

Dit is het privacy statement van SPICE waarin wij uitleggen hoe Spice omgaat met persoonsgegevens die wij verwerken als u gebruik maakt van onze diensten, als u onze website bezoekt of als u op een andere manier met ons in contact bent. SPICE gaat zorgvuldig om met privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

De verwerking verantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens is SPICE B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 3416 96 72. Ons adres is: Prinsengracht 675-H, 1017 JT Amsterdam. U kunt ons telefonisch bereiken op telefoonnummer +31 (0)20 489 10 31 of per e-mail info@spicepr.nl

 

Welke persoonsgegevens verwerkt SPICE?
SPICE is een communicatiebureau en verwerkt in verband daarmee persoonsgegevens van natuurlijke personen, bijvoorbeeld persoonsgegevens van onze opdrachtgevers, bezoekers van ons kantoor, en partijen met wie wij samenwerken zoals journalisten en influencers. Het gaat daarbij om de volgende (persoons)gegevens, afhankelijk van de relatie met de betreffende persoon:

  • Naam;
  • Adres;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Titel/functie;
  • Geboortedatum/leeftijd;
  • Kledingmaat;
  • Gebruikte diensten;
  • Gegevens over sociale media profielen/gebruik van sociale media/berichten op sociale media;
  • Gegevens over uw functie en/of het bedrijf waar u werkzaam bent;
  • CV/motivatiebrief
  • Betaal- en bankgegevens;
  • Profielgegevens sociale media;
  • KvK-nummer;
  • BTW-nummer;
  • Alle overige gegevens die door u aan ons worden verstrekt.

 

Voor welke doeleinden worden deze gegevens verwerkt?
SPICE verwerkt uw persoonsgegevens alleen als dat is toegestaan volgens de AVG en de daarbij behorende Uitvoeringswet. De persoonsgegevens worden verwerkt voor de hieronder omschreven doeleinden:

  • uitvoering van onze dienstverlening;
  • aanvullende informatievoorziening over actuele ontwikkelingen;
  • werving en selectie;
  • afhandeling van aangevraagde informatie of publicaties;
  • uitnodigen voor presentaties, bijeenkomsten of vacatures;
  • het inplannen van afspraken;
  • het ontvangen van opdrachtgevers op ons kantoor;
  • verwerken van feedback;
  • samenstellen gebruikersstatistieken;
  • het verbeteren van de website;
  • het verzamelen van contactgegevens voor onze nieuwsbrief;
  • het versturen van onze nieuwsbrief;
  • om berichten op social media te kunnen plaatsen en lezen;
  • om contact te onderhouden;
  • beveiliging en verbetering van onze online kanalen;
  • facturatie en het bijhouden van administratie;
  • het behandelen van sollicitaties en in het kader daarvan het beoordelen van geschiktheid voor de functie;
  • marketing en business development activiteiten, zoals het verzenden van nieuwsbrieven, persberichten, uitnodigingen voor events en andere communicatie.

 

Met welke grondslag worden de persoonsgegevens verwerkt?
De juridische grondslag voor de hierboven beschreven verwerkingen van persoonsgegevens door SPICE is steeds de uitvoering van de overeenkomst met u, uw toestemming en/of een gerechtvaardigd belang van SPICE of van een derde en/of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

 

Bewaartermijnen
SPICE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden, om te voldoen aan wet- en regelgeving en voor archivering.

 

Cookies
SPICE gebruikt cookies om onze website www.spice.nl te optimaliseren en het verkeer op onze website te analyseren. Cookies of soortgelijke technieken (gezamenlijk “Cookies” genoemd) zijn kleine tekstbestanden of pixels die op uw computer of mobiele apparaat kunnen worden opgeslagen. Cookies kunnen nodig zijn om het browsen op de website te vergemakkelijken en gebruiksvriendelijker te maken. Cookies van derden kunnen informatie verzamelen om persoonlijk browsegedrag te analyseren. SPICE maakt gebruik van noodzakelijke cookies en analytische cookies. De noodzakelijke cookies zijn nodig om onze website goed te laten functioneren, bijvoorbeeld om het navigeren over de website mogelijk te maken. Zij zijn echter slechts geldend voor de duur van uw browser sessie. De analytische cookies ondersteunen analytische diensten die SPICE helpen om de functionaliteit en de gebruikerservaring van onze website te verbeteren. Deze cookies leggen vast hoe bezoekers onze website gebruiken. Met deze informatie wordt het gebruik van de website geanalyseerd en kunnen statistieken worden gegenereerd. Hiervoor wordt de dienst Google Analytics gebruikt. Deze cookies zijn nooit direct terug te brengen tot individuele bezoekers. Er is een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten. Het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd. Het delen van de gegevens is uitgezet en er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. SPICE gaat vertrouwelijk om met de gegevens en kennis die door middel van de cookies gegenereerd wordt.

 

Gegevens delen met derden
SPICE deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen als dat noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden. We kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens van onze opdrachtgevers en derden delen met bij ons werkzame personen en met leveranciers (zoals externe vertaalbureaus). SPICE maakt gebruik van het IT-systeem ii, dat wordt geleverd door Innovative Design Delft. In dit systeem worden persoonsgegevens opgeslagen van opdrachtgevers, journalisten, influencers en andere connecties van SPICE. SPICE heeft een bewerkersovereenkomst met IDD gesloten in overeenstemming met de AVG.

 

Beveiliging
SPICE neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging of onrechtmatige verwerking. SPICE beveiligt haar systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.

 

Doorgifte naar landen buiten de EER
SPICE kan gebruikmaken van de diensten van derden om uw gegevens te verwerken. Deze partijen kunnen gevestigd zijn buiten de EER of zij kunnen gebruik maken van servers die zich buiten de EER bevinden, zoals in de Verenigde Staten. In dat geval zal SPICE zorgen voor passende waarborgen in overeenstemming met de geldende regelgeving voor het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.

 

Inzage, correctie, bezwaar en overige rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Als u deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen via info@spice.nl.

 

Inzage, correctie en verwijdering
U kunt kennisnemen van de persoonlijke informatie die SPICE over u heeft. Als de informatie onjuist is, kunt u verzoeken deze aan te passen of te verwijderen.

 

Bezwaar/toestemming intrekken

Als u geen prijs stelt op informatie over (nieuwe) producten en diensten (per post, e-mail etc.) kunt u dat melden bij het hierboven vermelde mailadres. Als we uw gegevens hebben gekregen op basis van uw toestemming, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. In iedere nieuwsbrief die u van ons ontvangt, is onderaan een afmeldmogelijkheid opgenomen.

 

Beperking van de verwerking
U kunt, als u gegronde redenen heeft, een beperking van de verwerking vragen, bijvoorbeeld als de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, SPICE uw gegevens niet meer nodig heeft of als u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking van persoonsgegevens door SPICE.

 

Overdraagbaarheid van gegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze gegevens aan een andere partij kan verstrekken. U heeft dit recht als u ons toestemming had gegeven om uw gegevens te verwerken en als deze verwerking geautomatiseerd heeft plaatsgevonden.

 

Klacht
Als u een klacht heeft over het gebruik van persoonsgegevens door SPICE, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt zich natuurlijk altijd eerst richten tot ons via info@spice.nl.

 

Links naar andere websites
Onze website bevat hyperlinks naar websites van derden, die andere privacy statements hebben. SPICE is niet verantwoordelijk voor het verzamelen, verwerken of openbaar maken van persoonsgegevens die via andere websites zijn verzameld.

 

SPICE is ook niet verantwoordelijk voor de informatie en inhoud op dergelijke websites. Bekijk de privacy statements op de betreffende websites. SPICE is op geen enkele manier aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, die ontstaat als gevolg van (het gebruik van) de websites waarnaar gelinkt wordt.

 

Wijzigingen
SPICE behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Check het daarom regelmatig.

 

Contactgegevens SPICE
Voor vragen, klachten of opmerkingen over dit privacy statement kunt u contact opnemen met:

SPICE B.V.
Prinsengracht 675-H
1017 JT Amsterdam
+31 (0)20 489 10 31
info@spicepr.nl